À l’approche de la saison estivale, vous devez organiser le départ en congés de vos salariés. Pour ce faire, vous devez bien maîtriser le calendrier et les règles, parfois techniques, que vous imposent le Code du travail et, le cas échéant, les accords collectifs (accord d’entreprise, convention collective…) qui vous sont applicables. Le point sur les différentes étapes à suivre.
Comment les droits à congés payés sont-ils calculés ?
Toutefois, un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, à défaut, votre convention collective peut prévoir une période de référence différente, par exemple, du 1er janvier au 31 décembre, soit du 1er janvier au 31 décembre 2021 pour les congés à prendre en 2022. Par ailleurs, si votre entreprise est affiliée à une caisse de congés payés (secteur du bâtiment et des travaux publics, du spectacle…), la période de référence applicable s’étend obligatoirement du 1er avril au 31 mars, soit du 1er avril 2021 au 31 mars 2022.
Nombre de jours acquis
Pendant cette période de référence, chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Et ce, quelles que soient sa durée de travail (temps partiel ou temps complet), la nature de son contrat de travail (à durée déterminée ou indéterminée) et son ancienneté dans l’entreprise.
Ainsi, un salarié qui travaille du 1er juin 2021 au 31 mai 2022 obtient l’équivalent de 5 semaines de congés, soit 30 jours ouvrables. Sachant qu’un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, en l’absence d’un tel accord, votre convention collective peut prévoir des jours de congés payés supplémentaires, par exemple, pour valoriser l’ancienneté.
À noter : les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, hormis le jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et les jours fériés légaux non travaillés dans l’entreprise. L’employeur peut comptabiliser les congés payés en jours ouvrés, ce qui correspond aux jours travaillés dans l’entreprise (généralement du lundi au vendredi). Dans ce cas, les salariés acquièrent 25 jours ouvrés de congés payés par an.
Pour des raisons de simplicité, un mois de travail effectif correspond à 4 semaines. Aussi, les absences de courte durée du salarié n’ont pas d’effet sur l’acquisition de ses congés payés.
Assimilation au temps de travail
Le Code du travail et les tribunaux assimilent certaines absences à du temps de travail effectif. Celles-ci doivent donc être prises en compte dans le calcul des congés payés du salarié. Il en est ainsi notamment des congés d’adoption, de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant, de nombreux congés de formation (congé de validation des acquis de l’expérience, par exemple), des congés payés de l’année précédente, des absences consécutives à un accident du travail, un accident de trajet ou une maladie professionnelle ou encore des heures non travaillées par les salariés placés en activité partielle. En revanche, les juges estiment que les arrêts de travail causés par des accidents ou des maladies non professionnels ne constituent pas du temps de travail effectif et ne donnent pas droit à congés payés (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).
Pécision : la période d’essai du salarié et le préavis qui précède la rupture de son contrat de travail (sauf si le salarié a demandé à être dispensé d’effectuer ce préavis) sont également pris en considération dans le calcul de ses congés payés.
Les clauses spécifiques
En revanche, transférer le lieu de travail du salarié dans un autre secteur géographique sans avoir besoin d’obtenir son accord suppose qu’il existe, dans son contrat de travail, une clause de mobilité. Celle-ci ne doit pas être interdite par votre convention collective et elle doit être justifiée par les fonctions du salarié.
La clause de mobilité doit définir avec précision la zone géographique dans laquelle elle a vocation à s’appliquer : départements limitrophes, région, territoire national. Et n’oubliez pas d’y inclure un délai de prévenance permettant au salarié de s’organiser.
La clause de non-concurrence
La clause de non-concurrence interdit à votre salarié, après son départ de l’entreprise, d’exercer, pour son propre compte ou chez un nouvel employeur, une activité professionnelle concurrente. Vous pouvez insérer une telle clause dans son contrat de travail, à condition que son emploi le justifie et que cette clause soit indispensable pour protéger les intérêts légitimes de votre entreprise (éviter un détournement de clientèle, prévenir la divulgation de secrets de fabrication, protéger un savoir-faire spécifique, etc.).
Mais attention, pour être valable, cette clause doit être limitée dans le temps et dans l’espace et les activités prohibées doivent y être clairement définies car elle ne doit pas empêcher votre salarié de trouver un nouvel emploi. Et, élément important, elle doit prévoir le versement d’une contrepartie financière au salarié lors de son départ de l’entreprise.
Quand les congés payés sont-ils pris ?
Et soyez vigilant, car vos salariés devront avoir pris l’ensemble de leurs congés payés au plus tard le 30 avril 2023 (avec, toutefois, une tolérance jusqu’au 31 mai 2023 prévue par certaines conventions collectives ou par des usages).
Exception : un salarié peut, avec votre accord, renoncer à des jours de congés payés afin d’en faire don à un autre salarié qui assume la charge d’un enfant gravement malade ou à un salarié proche aidant. Ce don est toutefois limité aux jours qui composent la 5e semaine de congés payés.
Fractionnement du congé
Pour des raisons pratiques, vous pouvez, avec l’accord de votre salarié, fractionner son congé principal de 24 jours ouvrables. Mais sans pouvoir le réduire à moins de 12 jours ouvrables consécutifs.
Précision : l’accord du salarié n’est pas requis lorsque le congé coïncide avec la fermeture de l’entreprise.
Ce congé d’au moins 12 jours ouvrables doit être attribué entre le 1er mai et le 31 octobre 2022. Quant aux jours restants du congé principal, ils peuvent être accordés, en une ou plusieurs fois, en dehors de cette période. Le salarié a alors droit à des congés supplémentaires (dits « jours de fractionnement ») :
– 1 jour ouvrable pour 3, 4 ou 5 jours du congé principal pris entre le 1er novembre 2022 et le 30 avril 2023 ;
– 2 jours ouvrables pour 6 jours ou plus du congé principal pris durant cette période.
Important : là encore, un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, en l’absence d’un tel accord, votre convention collective peut fixer la période durant laquelle le congé d’au moins 12 jours ouvrables est attribué ainsi que les règles liées aux jours de fractionnement.
Calendrier des départs en congé
L’ordre des départs en congé est fixé, en priorité, par un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, à défaut, par votre convention collective. Si ce n’est pas le cas, vous devez, après avis de votre CSE, établir le planning des congés de vos salariés en fonction de leur situation familiale, de leur ancienneté dans l’entreprise et de leurs activités éventuelles auprès d’autres employeurs.
À noter : lorsque 2 de vos salariés sont mariés ou pacsés ensemble, ils ont droit à un congé simultané.
Vos salariés doivent être informés, par affichage, courrier ou note de service de l’ordre des départs en congé au moins un mois à l’avance. Et, sauf accord de vos salariés ou circonstances exceptionnelles (remplacement d’un salarié brusquement décédé, par exemple), vous ne pouvez modifier ces dates moins d’un mois avant le départ en congés de vos employés (un délai différent pouvant être fixé par un accord d’entreprise ou votre convention collective).
Comment les salariés sont-ils rémunérés ?
Le calcul de l’indemnité due aux salariés pendant leurs congés payés peut s’effectuer selon deux modalités. Étant précisé que vous devez appliquer pour chaque salarié celle qui lui est la plus favorable.
À noter : si vous adhérez à une caisse de congés payés, il appartient à celle-ci de verser l’indemnité de congés payés à vos salariés.
Ainsi, l’indemnité versée peut être égale soit à 1/10e de sa rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence (généralement du 1er juin 2021 au 31 mai 2022), soit au montant de la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler (règle dite du « maintien de salaire »). La première modalité sera privilégiée notamment pour un salarié ayant récemment subi une baisse de rémunération (en raison de son passage à temps partiel, par exemple).
Quant aux jours de congés payés acquis, mais non pris par les salariés à la date de la rupture de leur contrat de travail, ils doivent donner lieu à une indemnité compensatrice. Celle-ci est due quel que soit le motif de la rupture, y compris en cas de licenciement pour faute grave. Son calcul étant identique à celui de l’indemnité réglée aux salariés durant leurs congés payés.
Précision : si vous adhérez à une caisse de congés payés, vous devez, lorsqu’un salarié part en congé ou quitte l’entreprise, lui remettre un certificat justifiant de ses droits à congés. Vous n’avez pas à lui régler d’indemnité compensatrice de congés payés.